Tous les membres du conseil d'administration et des comités du Flame Ontario Arts Collective ont le devoir de préserver l'intégrité des processus décisionnels relatifs aux rapports de conduite et de consentement en veillant à ce qu'ils soient exempts de tout conflit ou conflit potentiel. Il est important que tous les membres du conseil d'administration et des comités comprennent leurs obligations lorsqu'un conflit d'intérêts ou un conflit d'intérêts potentiel survient.
Tous les membres du conseil d'administration et des comités doivent également comprendre la procédure à suivre dans le cas où un rapport d'incident contiendrait des allégations à l'encontre d'un membre du conseil d'administration ou d'un comité (ci-après dénommés « membres du conseil d'administration »).
Les membres du conseil d'administration doivent déclarer ouvertement tout conflit d'intérêts réel ou apparent.
La procédure prévue dans la présente politique doit être suivie lorsqu'un conflit ou un conflit potentiel survient ou lorsqu'un rapport d'incident concerne un membre du conseil d'administration.
Un conflit d'intérêts survient lorsque le devoir d'un membre du conseil d'administration d'examiner un rapport de conduite est compromis ou entravé par tout autre intérêt, relation ou devoir. Un conflit d'intérêts peut également survenir si un rapport d'incident concerne un bénévole, un membre du comité et/ou un membre du conseil d'administration.
Les situations dans lesquelles un conflit d'intérêts potentiel peut survenir ne peuvent être décrites de manière exhaustive.
Les conflits surviennent généralement dans les situations suivantes :
- Un membre du conseil d'administration est directement impliqué dans l'incident signalé, soit en tant que déclarant, témoin ou sujet du signalement.
- Un membre du conseil d'administration ne peut rester impartial dans la prise de décision concernant un incident signalé pour quelque raison que ce soit.
Un membre du conseil d'administration se trouvant dans une situation de conflit ou de conflit potentiel doit immédiatement signaler ce conflit au responsable de la conduite ou, à défaut, au président. La divulgation doit être suffisante pour expliquer pleinement la nature et l'étendue de l'intérêt. La divulgation doit être faite le plus tôt possible et, dans la mesure du possible, avant toute discussion et vote sur la question.
Le membre du conseil d'administration qui a déclaré un conflit d'intérêts ne doit pas être présent lors de la discussion ou du vote concernant la question pour laquelle il est en conflit d'intérêts. Il ne doit en aucun cas tenter d'influencer le vote.
Si le comportement ou la conduite d'un membre du conseil d'administration est à l'origine d'un rapport d'incident validé, le conseil votera pour décider si le membre :
- Peuvent continuer à exercer leurs fonctions (tout en s'abstenant de tout conflit d'intérêts identifié).
- Être temporairement suspendu de ses fonctions au sein du Conseil.
- Être démis de leurs fonctions au sein de l'organisation.
Tout accès aux rapports, à la documentation et aux réunions sera suspendu jusqu'à ce que l'incident soit examiné. Après l'enquête, un vote déterminera si la partie impliquée doit conserver son poste au sein du conseil d'administration.
Le conseil d'administration doit être informé du conflit et désigner un représentant chargé de superviser l'enquête et l'examen de l'incident. Le représentant du conseil d'administration doit conserver un rôle de supervision afin de garantir l'intégrité de l'examen du rapport d'incident. La personne qui a signalé l'incident doit être informée du nom du représentant du conseil d'administration désigné.
Si un rapport d'incident est établi concernant le comportement ou la conduite d'un membre du conseil d'administration, le comité de conduite et de consentement convoquera immédiatement une réunion d'urgence dans les sept [7] jours afin d'examiner le rapport et de formuler des recommandations pour déterminer si le membre du conseil d'administration :
- Peuvent continuer à exercer leurs fonctions jusqu'à ce que l'incident ait fait l'objet d'une enquête et d'un examen approfondis ; ou
- Être temporairement suspendu de ses fonctions au sein du Conseil jusqu'à ce que l'incident ait fait l'objet d'une enquête approfondie et d'un examen complet.
Un rapport complet doit être soumis au conseil d'administration concernant tout conflit d'intérêts, les mesures immédiates prises et les recommandations formulées par le comité de déontologie et de consentement.
Il est reconnu que la perception d'un conflit ou d'un manquement à une obligation peut nuire à l'événement même en l'absence de conflit ou de manquement, et qu'il peut être dans l'intérêt de l'événement de demander au membre du comité de déontologie et de consentement ou au membre du conseil d'administration de s'abstenir de participer aux discussions et aux votes ou de démissionner.
Le conseil d'administration et le comité de déontologie et de consentement peuvent modifier cette politique si nécessaire.
