Bénévolat

Afin de soutenir la mission de Flame Ontario Arts Collective, les services de bénévolat de SideBurn, par le biais d'un engagement public significatif, développeront des partenariats efficaces, mobiliseront les ressources bénévoles et communautaires appropriées, soutiendront un environnement de travail positif et amélioreront la capacité de SideBurn à soutenir et à fournir des services de qualité.

Valeurs de SideBurn pour l'engagement bénévole

(Adapté du Code canadien des valeurs du bénévolat)

• L'engagement bénévole est vital pour une société juste et démocratique. Il encourage la responsabilité civique, la participation et l'interaction et est fondamentalement lié au Principe de participation de Burning Man.
• Le bénévolat renforce les communautés. Il favorise le changement et le développement en identifiant les besoins de la communauté et en y répondant.
• L'engagement bénévole profite à la fois au bénévole et à l'organisation. Il renforce la capacité des organisations à atteindre leurs objectifs et offre aux bénévoles la possibilité de se développer et de contribuer.
• L'engagement bénévole est basé sur les relations. On attend des bénévoles qu'ils agissent avec intégrité et qu'ils soient respectueux et attentifs aux autres personnes avec lesquelles ils interagissent.

Principes directeurs

• Les bénévoles aident SideBurn à fournir des services de qualité aux participants aux événements et à la communauté en partageant leurs compétences et leurs talents.
• L'engagement bénévole à SideBurn favorise une participation significative du public.
• Le service des bénévoles travaille en collaboration et en coopération avec les bénévoles et les organisations, ce qui permet d'éviter la duplication des services.
• SideBurn s'engage à renforcer les capacités de la communauté et à organiser un événement sûr et fonctionnel pour tous.

Le service sobre

Certains de nos rôles, tels que FAST et nos équipes de sécurité (Rangers, Sanctuary), exigent que vous soyez sobre pendant votre service. Pour les gardes dans ces départements, nous exigeons que :

• Les bénévoles doivent ne pas être sous l’effet de drogues ni d'alcool au début de leur service et/ou lorsqu'ils opèrent l'art du feu.
• Les bénévoles ne doivent en aucun cas consommer des drogues ou de l'alcool lorsqu'ils sont en service et/ou lorsqu'ils opèrent de l'art du feu.
• Les bénévoles qui doivent conduire des véhicules, opérer l'art du feu et/ou travailler dans les services de sécurité ne doivent pas avoir consommé de drogues ni d'alcool dans les quatre heures précédant leur quart de travail et ne doivent pas se présenter à leur service sous l'influence de drogues ou d'alcool.

Si nous avons des doutes quant au respect de cette politique, nous nous réservons le droit de vous retirer de votre poste ou d'un rôle plus important. Si vous pensez qu'un autre bénévole ne respecte pas cette politique, veuillez en informer Khaki ou un membre du conseil d'administration immédiatement.

Nous privilégierons la prudence en ce qui concerne la sécurité des bénévoles, des participants et des biens.

Code de conduite des bénévoles

Contexte et objectif

Les bénévoles sont au cœur du fonctionnement de SideBurn. Le succès de SideBurn est attribuable au dévouement et au travail acharné des nombreux bénévoles qui soutiennent le travail de l'événement. Notre objectif est de favoriser un environnement et une culture de service professionnel et courtois pour tous les bénévoles de SideBurn. Le code de conduite des bénévoles décrit les responsabilités des bénévoles et les conséquences potentielles de leur comportement pendant la durée de leur service. Les bénévoles sont responsables de leur conduite personnelle et liée à leur rôle, conformément aux termes de cette politique.

Champ d'application

S'applique à tous les bénévoles, à l'exception du conseil d’administration de Flame Ontario Arts Collectives, qui dispose de son propre code de conduite.

Déclarations de politique générale

Tous les bénévoles ont le droit de faire du bénévolat dans un environnement respectueux et sûr, exempt de harcèlement, de violence ou de préjugés. SideBurn s'attend à ce que tous ses bénévoles maintiennent un niveau de conduite personnelle qui donnera une image positive d'eux-mêmes et de la réputation de l'événement. SideBurn s'attend à ce que les bénévoles soient courtois en tout temps et respectent les autres bénévoles.

Le code

Ce Code définit les attentes en matière de conduite pour les bénévoles. Les bénévoles de SideBurn affirment qu'ils approuvent le Code et qu'ils s'engagent à respecter ses principes et ses obligations en acceptant leurs conditions de service en tant que bénévoles. Au début de leur service, les bénévoles de SideBurn doivent signer une déclaration indiquant qu'ils ont reçu et lu le Code de conduite des bénévoles et les politiques qui l'accompagnent. Les bénévoles de SideBurn dont la conduite n'est pas conforme au Code peuvent faire l'objet des procédures jugées appropriées et imposées par Flame Ontario Arts Collective.

Les bénévoles de SideBurn respecteront à tout moment le code de conduite et les principes suivants.

Intégrité

1. Chaque bénévole doit agir de bonne foi, avec honnêteté, responsabilité civique et intégrité.
2. Chaque bénévole doit respecter à tous égards les règles et règlements de SideBurn (y compris, mais sans s'y limiter, les règlements, les politiques et le code de conduite de Flame Ontario Arts Collective).
3. Chaque bénévole doit respecter la loi.
4. Chaque bénévole doit contribuer à un environnement de respect, de coopération et de collégialité. Il doit traiter ses pairs et les membres de SideBurn avec courtoisie, leur permettre d'exprimer leur point de vue et respecter les opinions divergentes. Lorsque les bénévoles ne sont pas d'accord sur une question, ce désaccord doit être résolu en faisant preuve d'une grande civilité et d'un grand respect.

Confidentialité

1. En tant que bénévole de SideBurn, l'individu peut recevoir ou prendre connaissance de certaines informations personnelles et confidentielles, telles que des informations sur les relations, l'état ou les antécédents de santé, les coordonnées, les noms de famille et d'autres détails privés, etc. Toute question relative à la qualification de certaines informations en tant qu'informations confidentielles doit être adressée au responsable du groupe de bénévoles.
2. Sauf si le groupe de bénévoles l'exige ou si la loi l'exige, aucun bénévole ne doit partager, copier, reproduire, transmettre, ou divulguer de quelque façon que ce soit toute information confidentielle liée aux affaires de SideBurn.
3. Chaque bénévole doit respecter strictement la confidentialité de toutes les informations partagées lors des réunions ou lors d'autres délibérations et communications du groupe de bénévoles, sauf si la nature de l'information est telle qu'elle est destinée à être partagée (par exemple, elle sera incluse dans le procès-verbal, qui devient public après la réunion).

Procédures d'escalade/gestion du non-respect de la présente politique

En fonction de la gravité de l'infraction, les mesures prévues dans les politiques relatives au harcèlement et à la violence et au code de conduite s'appliqueront.

Violence et harcèlement sur le lieu de travail des bénévoles

Contexte et objectif

Le Flame Ontario Arts Collective (FOAC), l'organisme à l'origine de SideBurn, reconnaît que ses bénévoles peuvent être victimes de violence et de harcèlement de la part de participants, de bénévoles ou d'autres personnes qui font affaire avec l'organisme lors de l'événement. Dans ces circonstances, la FOAC reconnaît sa responsabilité de soutenir et d'aider, dans la mesure du possible, le bénévole victime de violence et de harcèlement, quel que soit l'auteur présumé de l'infraction. Tous les bénévoles sont tenus de respecter la dignité et les droits des autres bénévoles et des personnes qu'ils servent lors de l'événement. L'organisation étend sa responsabilité en encourageant ses bénévoles à réagir aux incidents de violence et de harcèlement dont ils ont été témoins ou victimes, même si la violence et le harcèlement n'étaient pas dirigés contre eux et n'ont pas encore fait l'objet d'une plainte. La FOAC garantit que toutes les parties à une plainte pour violence et/ou harcèlement seront traitées objectivement, conformément aux règles fondamentales de la justice naturelle et de l'équité, et que les plaintes feront l'objet d'une enquête rapide et seront traitées de manière confidentielle dans toute la mesure du possible. Les informations recueillies et conservées peuvent faire l'objet d'une divulgation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection de la vie privée, ainsi que des règles régissant les procédures judiciaires ou autres en vertu de la loi.

Champ d'application

Cette politique s'applique à toute personne travaillant bénévolement pour SideBurn et à toutes les activités qui se déroulent pendant SideBurn ou lors d'activités ou d'événements sociaux liés à SideBurn. Chacun est tenu de respecter cette politique et de collaborer à la prévention de la violence et du harcèlement sur le lieu de travail.

Déclarations de politique générale

La FOAC estime que chaque bénévole a le droit de travailler dans une atmosphère courtoise et respectueuse qui favorise l'égalité des chances et qui est exempte de toute forme de violence et de harcèlement, y compris le harcèlement fondé sur la race, l'ascendance, le lieu d'origine, la couleur, l'origine ethnique, la citoyenneté, la croyance, l'âge, le sexe, l'orientation sexuelle, l'expression sexuelle, l'identité sexuelle, le casier judiciaire, l'état matrimonial, la situation de famille ou le handicap. La FOAC n'ignore pas et ne tolère pas la violence et le harcèlement sur le lieu de travail de la part de bénévoles ou de contractants, considérant qu'il s'agit d'infractions très graves pouvant donner lieu à des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu'à la révocation du rôle de bénévole ou de dirigeant ou à l'interdiction pour un participant d'assister à des événements de la FOAC.

Cette politique protège également les bénévoles contre la violence et le harcèlement sur le lieu de travail de la part d'autres personnes avec lesquelles ils peuvent être en contact dans le cadre de leurs fonctions, y compris les contractants et les participants à SideBurn.

Objectifs

Respecter les dispositions du Code des droits de l'homme de l'Ontario et de la Loi sur la santé et la sécurité au travail de l'Ontario (ou du code provincial correspondant en fonction du lieu de l'incident), le cas échéant, et s'engager à fournir un environnement de travail courtois où toutes les personnes sont traitées avec respect et dignité. Informer tous les bénévoles, les membres du conseil d'administration et les entrepreneurs qui font affaire avec la FOAC et les tenir responsables du respect de cette politique. Veiller à ce que tous les bénévoles de SideBurn soient traités de manière équitable et cohérente.

Procédures d'escalade/gestion du non-respect de la présente politique : Code de conduite

Définitions et abréviations

“Lieu de travail” couvre les lieux où les bénévoles fournissent des services à SideBurn et comprend tous les lieux où les affaires de SideBurn se déroulent, y compris, mais sans s'y limiter, ce qui suit :

1. Lieu de l'événement SideBurn
2. Réunions en ligne ou en personne concernant SideBurn ou Flame Ontario Arts Collective

“Violence sur le lieu de travail” est définie comme suit :

1. L'exercice d'une force physique par une personne à l'encontre d'un bénévole sur un lieu de travail, qui cause ou pourrait causer un préjudice physique au bénévole ;
2. Une tentative d'exercer une force physique contre un travailleur, sur un lieu de travail, qui pourrait causer des blessures physiques au bénévole, et ;
3. Une déclaration ou un comportement qu'un bénévole peut raisonnablement interpréter comme une menace d'exercer une force physique contre le travailleur, sur un lieu de travail, qui pourrait causer un préjudice physique au bénévole.

“Harcèlement au travail” signifie “se livrer à une série de commentaires ou de comportements vexatoires à l'encontre d'un travailleur sur le lieu de travail, dont on sait ou devrait raisonnablement savoir qu'ils sont importuns” ou “harcèlement sexuel sur le lieu de travail”. Il peut s'agir de commentaires ou d'actions sur le lieu de travail qui affectent négativement les relations de travail ou la productivité ou qui créent un environnement de travail empoisonné.

Le harcèlement peut prendre la forme d'un incident unique ou d'une série d'incidents impliquant des commentaires ou des comportements importuns.

Le harcèlement sur le lieu de travail comprend le harcèlement psychologique ou personnel et les brimades, ainsi que les commentaires et les comportements interdits pour les motifs stipulés dans le Code des droits de l'homme de l'Ontario. Le harcèlement sexuel est une forme de harcèlement au travail.

Voici quelques exemples de comportements de harcèlement interdits par la présente politique :

1. Violence verbale ou manifestations inappropriées de cris, colère disproportionnée par rapport à la situation, colère lorsque quelqu'un exprime son point de vue, colère pour des choses frivoles, colère lorsque les choses ne vont pas dans votre sens ;
2. Intimidation ;
3. Commentaires ou actions constituant un harcèlement ou une discrimination au sens du Code des droits de l'homme de l'Ontario, y compris, mais sans s'y limiter, le harcèlement sexuel et le harcèlement ou la discrimination fondés sur la race, l'ascendance, la couleur, les croyances, l'expression de genre, l'identité de genre, le sexe, l'orientation sexuelle, le lieu d'origine, l'origine ethnique, la citoyenneté, l'état matrimonial, la situation de famille, le casier judiciaire, l'âge ou le handicap d'une personne ;
4. L'affichage, la circulation ou la transmission électronique de textes ou d'images pornographiques, racistes ou autres textes ou images offensants ou désobligeants ;
5. Comportement qui interfère avec les performances professionnelles d'une personne et crée un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant ;
6. Plaintes non fondées, déposées de mauvaise foi, en représailles, de manière frivole ou avec une intention malveillante ;
7. Interférer avec une enquête sur la violence ou le harcèlement au travail ;
8. Intimider un plaignant, un défendeur ou un témoin ou influencer une personne pour qu'elle donne des informations fausses ou trompeuses ; et/ou
9. Le fait que des personnes en position d'autorité ne réagissent pas, conformément à la présente politique, à des incidents de mauvaise conduite ou à des allégations de discrimination ou de harcèlement. Un tel manquement peut être considéré comme une tolérance à l'égard d'un tel comportement et donc comme une violation de la présente politique.

“Harcèlement sexuel” signifie “se livrer à une série de commentaires ou de comportements vexatoires à l'encontre d'un travailleur sur un lieu de travail en raison de son sexe, de son orientation sexuelle, de son identité de genre ou de son expression de genre, en sachant ou en devant raisonnablement savoir que ces commentaires ou comportements sont importuns”, ou “faire une sollicitation ou une avance sexuelle lorsque la personne qui fait la sollicitation ou l'avance est en position de conférer, d'accorder ou de refuser un avantage ou une promotion au travailleur et que la personne sait ou devrait raisonnablement savoir que la sollicitation ou l'avance n'est pas la bienvenue”.

Le harcèlement sexuel peut également prendre la forme de représailles ou de menaces de représailles en cas de refus d'une sollicitation ou d'une avance sexuelle de la part d'une personne en position d'accorder ou de refuser un avantage.

Le harcèlement sexuel comprend, sans s'y limiter, les éléments suivants :

1. Regards insistants ;
2. L'affichage de matériel sexuellement offensant ;
3. Mots sexuellement dégradants utilisés pour décrire une personne ;
4. Remarques désobligeantes ou dégradantes à l'égard des membres d'un sexe ou d'une orientation sexuelle ;
5. Commentaires ou gestes sexuellement suggestifs ou obscènes ;
6. Demandes de renseignements ou commentaires raisonnablement importuns sur la vie sexuelle d'une personne ;
7. Flirt, avances ou propositions sexuelles importunes ;
8. Contact ou attention non désirés persistants après la fin d'une relation consensuelle ;
9. Demandes de faveurs sexuelles ;
10. Attouchements non désirés ;
11. Violences verbales ou menaces ; et
12. Agressions sexuelles.

Annexe A - Processus de lutte contre la violence et le harcèlement sur le lieu de travail des bénévoles

Le processus de lutte contre la violence et le harcèlement sur le lieu de travail de la FOAC comprend des mesures visant à protéger les bénévoles contre la violence et le harcèlement sur le lieu de travail, des procédures de demande d'aide immédiate en cas de violence sur le lieu de travail et une procédure permettant aux bénévoles de signaler les incidents ou de faire part de leurs préoccupations.

La FOAC veillera à ce que la politique relative à la violence et au harcèlement sur le lieu de travail et le processus de soutien soient mis en œuvre et maintenus et à ce que tous les bénévoles disposent des informations et instructions appropriées pour les protéger contre la violence et le harcèlement sur le lieu de travail.

Tous les bénévoles sont encouragés à faire part de leurs préoccupations concernant la violence et le harcèlement sur le lieu de travail et à signaler tout incident violent, toute menace ou tout incident de harcèlement sur le lieu de travail, y compris le harcèlement sexuel, indépendamment de l'identité de l'auteur de l'infraction.

La FOAC encourage le signalement rapide des plaintes afin qu'une réponse rapide et des mesures appropriées puissent être prises. Toutefois, compte tenu du caractère sensible de ces problèmes et de l'impact émotionnel qu'un tel comportement peut avoir sur une personne, le dépôt tardif d'une plainte ne doit pas empêcher la FOAC de prendre des mesures. Pour plus de détails, veuillez consulter la procédure de plainte formelle ci-dessous.

Une plainte peut être déposée par un bénévole qui ne subit pas directement la violence ou le harcèlement sur le lieu de travail, mais qui a été témoin ou est affecté par la violence sur le lieu de travail ou le harcèlement d'autres personnes. Un bénévole qui a connaissance d'une situation de violence, de harcèlement ou de discrimination sur le lieu de travail est prié d'en informer son producteur ou son responsable. Le problème potentiel fera l'objet d'un suivi actif et, si nécessaire, d'une enquête. Des mesures seront prises pour remédier à la situation.

Lorsqu'un bénévole est soupçonné d'avoir commis un acte de violence ou de harcèlement sur le lieu de travail, sa période de service en tant que bénévole peut être suspendue jusqu'à ce qu'une enquête soit menée sur la plainte. Si l'enquête ne confirme pas l'accusation de violence ou de harcèlement, la période de service sera reprise. En revanche, si l'enquête confirme l'accusation de violence ou de harcèlement sur le lieu de travail, d'autres mesures appropriées peuvent être prises, telles que la saisine du président du comité de conduite.

Rôles et responsabilités

Les bénévoles ont la responsabilité de :

1. Traiter les personnes sur le lieu de travail avec respect et dignité ;
2. Connaître et respecter la politique et les procédures de la FOAC en matière de traitement des incidents de violence et de harcèlement ;
3. Si le bénévole se sent à l'aise ou en confiance pour le faire, il doit rapidement et clairement faire part à l'auteur de l'infraction de sa désapprobation ou de son malaise face à un comportement offensant ;
4. Signaler rapidement les incidents de violence et de harcèlement à leur producteur, à leur responsable ou à leur président de commission de conduite en utilisant le formulaire de signalement d'incident;
5. Signaler rapidement les problèmes systématiques susceptibles de causer, de contribuer ou d'encourager la violence et le harcèlement sur le lieu de travail à leur responsable de groupe de bénévoles ou au conseil d'administration, même si ces problèmes n'ont pas encore donné lieu à une plainte ;
6. Consigner par écrit les détails (y compris les heures, les lieux et les noms des témoins) de l'incident ou des incidents présumés de violence ou de harcèlement ; et
7. Veiller à ce que toutes les parties impliquées dans une plainte pour violence ou harcèlement comprennent l'importance de préserver la confidentialité de toutes les informations.

Les responsables des groupes de bénévoles ont la responsabilité de :

1. Traiter les personnes sur le lieu de travail avec respect et dignité ;
2. Connaître et respecter la politique et les procédures de la FOAC en matière de traitement des incidents de violence et de harcèlement ;
3. Veiller à ce que leurs bénévoles connaissent et comprennent la politique de la FOAC en matière de violence et de harcèlement ;
4. Veiller à ce que la politique en matière de violence et de harcèlement sur le lieu de travail soit appliquée de manière cohérente aux bénévoles ;
5. Veiller à ce que toutes les parties impliquées dans une plainte pour violence ou harcèlement comprennent l'importance de préserver la confidentialité de toutes les informations ;
6. Signaler au président du comité de conduite tout problème systématique entraînant des actes de violence et de harcèlement dans leur environnement de travail et prendre rapidement des mesures pour remédier au problème ;
7. Mettre en œuvre l'action disciplinaire ordonnée par le conseil ou le président de la commission de déontologie.

Procédure en cas de violence imminente sur le lieu de travail

En cas de violence imminente ou réelle sur le lieu de travail ou de menace de violence sur le lieu de travail, alertez immédiatement votre producteur, votre chef de file ou le président du comité de consentement, que ce soit avant ou après l'événement. Pendant l'alerte, votre chef de file, votre producteur, votre service de sécurité, vos Rangers, votre responsable du consentement ou un membre du conseil d'administration doivent être informés de la situation. Prenez des notes détaillées de l'incident, en veillant à ce que tous les événements, y compris l'heure, la date et les noms, soient correctement documentés.

Procédure de plainte informelle

Tous les bénévoles sont encouragés à tenter de résoudre leurs problèmes en communiquant directement avec la ou les personne(s) qui se livre(nt) à un comportement ou à des commentaires importuns ou qui adopte(nt) un comportement contraire à la présente politique. Lorsque les bénévoles se sentent en confiance ou à l'aise pour le faire, ils doivent faire clairement savoir à la (aux) personne(s) responsable(s) que le comportement est offensant et demander qu'il cesse. Il se peut que le(s) responsable(s) ne se rende(nt) pas compte que le comportement est importun et offensant.

Nous vous encourageons à consigner par écrit la date, l'heure, les détails de la conduite et les témoins, le cas échéant.

Dans certaines situations, il peut être difficile ou inapproprié d'aborder la question directement avec la personne concernée, ou le comportement offensant peut se poursuivre même après que la personne concernée a été informée que son comportement était offensant. Dans ce cas, les bénévoles doivent prendre immédiatement les mesures décrites ci-dessous.

Les bénévoles qui sont victimes de violence et/ou de harcèlement et qui tentent de traiter directement avec la personne mise en cause, mais qui n'y parviennent pas ou qui estiment qu'une approche directe n'est pas appropriée, peuvent choisir de traiter le problème de manière informelle avec l'aide du président du comité de conduite, sans déposer de plainte officielle. Cette étape permet d'obtenir des informations, d'exprimer ses préoccupations et de trouver une solution au problème. Les bénévoles sont encouragés à discuter de ces questions directement avec les personnes avec lesquelles ils se sentent à l'aise s'ils pensent que cela pourrait résoudre le problème.

Lorsqu'un bénévole n'est pas certain qu'il y a eu violence ou harcèlement et qu'il souhaite obtenir de l'aide pour déterminer si l'incident constitue une violence ou un harcèlement, il doit immédiatement discuter de l'incident avec son responsable de la conduite.

Si le plaignant estime que la résolution informelle du problème n'a pas abouti, qu'elle est inappropriée ou inacceptable, il peut entamer la procédure de plainte formelle.

Procédure de plainte formelle

Toutes les plaintes formelles seront examinées par le président du comité de conduite (sauf en cas de conflit d'intérêts) et doivent être soumises par l'intermédiaire du formulaire de signalement d'incident sur le site web. Le président du comité de conduite peut faire appel à un tiers pour l'aider dans la procédure d'enquête. La plainte doit comprendre une description de l'incident (date à laquelle il s'est produit, personnes impliquées), les témoins, le cas échéant, les mesures déjà prises, le cas échéant, pour résoudre le problème, et la réparation demandée par le plaignant.

Lorsqu'une plainte est initialement reçue par le président du comité de conduite, il lui incombe de la signaler au conseil d'administration de Flame Ontario Arts Collective dans les 72 heures suivant sa réception. Le président du comité de conduite interrogera le plaignant pour discuter et clarifier les circonstances entourant l'incident et déterminer s'il est possible qu'il y ait eu de la violence ou du harcèlement.

Si, à l'issue d'un entretien, le plaignant et le président du comité de conduite conviennent que le comportement en question ne constitue pas un acte de violence et/ou de harcèlement tel que défini dans la présente politique, aucune autre mesure ne sera prise et l'affaire sera considérée comme close.

Lorsqu'une enquête est menée, le président de la commission de déontologie informe par écrit la personne concernée qu'une plainte a été déposée, des détails de la plainte et du fait qu'une enquête sera menée. Le plaignant recevra une copie de cet avis dans les 72 heures suivant l'entretien avec le président du comité de conduite. Si les résultats de l'entretien ou de l'enquête indiquent qu'il pourrait s'agir d'une plainte malveillante, le rapport sera transmis au conseil d'administration de Flame Ontario Arts Collective, accompagné des recommandations du président du comité de déontologie.

Si une enquête doit être menée, elle comprendra des entretiens avec le plaignant, le défendeur présumé et les témoins éventuels. Selon les circonstances, l'enquête peut être menée par un enquêteur tiers. L'enquêteur rédige un rapport écrit sur les résultats de l'enquête. Ce rapport, accompagné de recommandations, le cas échéant, sera transmis au conseil d'administration de Flame Ontario Arts Collective pour qu'il prenne les mesures nécessaires.

Lorsque les informations recueillies au cours des premières étapes de la procédure de plainte laissent entrevoir une possibilité raisonnable de solution, le président du comité de conduite peut proposer un mécanisme de résolution avant de procéder à une enquête approfondie.

Le président du comité de conduite rencontrera les parties concernées pour discuter des résultats de l'enquête à ce jour, les informer de la possibilité d'une solution rapide et leur donner des détails sur la solution proposée. Cela permet aux parties de prendre connaissance des conclusions provisoires et leur donne l'occasion, sur la base de ces informations, de convenir d'un commun accord de résoudre l'affaire sans poursuivre l'enquête.

Lorsqu'un accord est trouvé et que l'affaire est considérée comme résolue, le président du comité de conduite prépare un rapport de synthèse exposant les conclusions et les recommandations.

Lorsque les conclusions préliminaires ne permettent pas de résoudre rapidement l'incident, l'enquête est poursuivie. L'enquête sera achevée et un rapport complet sera présenté au Flame Ontario Arts Collective pour action dès que possible et dans les 90 jours suivant la rencontre initiale avec le plaignant et l'auteur présumé de l'infraction, si possible et s'il y a lieu.

L'enquête :

• Restera confidentielles et les identificateurs ne seront pas divulguées, sauf si cela est nécessaire à la conduite de l'enquête. L'enquêteur doit rappeler aux parties cette obligation de confidentialité au début de l'enquête.
• Comprendra, dans la mesure du possible, un entretien approfondi avec toutes les parties concernées et tous les témoins.
• Donner au défendeur la possibilité de répondre aux allégations spécifiques soulevées par la plainte et, dans certaines circonstances, donner au plaignant la possibilité de répondre, y compris :
  • La collecte et l'examen de tous les documents pertinents.
  • Notes et déclarations lors des entretiens avec les parties et les témoins éventuels.
  • Un rapport écrit résumant les étapes de l'enquête, la plainte, les allégations du plaignant, la réponse du défendeur, les dépositions des témoins et les preuves recueillies. Le rapport exposera les constatations de fait et conclura sur le bien-fondé de la plainte.

Une fois l'enquête terminée, le plaignant et le défendeur seront informés par écrit des résultats de l'enquête et de toute mesure disciplinaire ou corrective prise ou qui sera prise par le Flame Ontario Arts Collective pour remédier à la situation.

Toutes références au Comité de conduite seront remplacées par Flame Ontario Arts Collective lorsqu'un membre du comité est l'auteur présumé de l'infraction. Les procédures de signalement et d'enquête restent les mêmes.

Les mesures disciplinaires/correctives prises en cas de violation de cette politique tiendront compte de la nature et de l'impact des violations et pourront inclure des avertissements, des réprimandes verbales ou écrites, la cessation du bénévolat ou l'interdiction d'assister à l'événement. De même, les fausses accusations délibérées sont tout aussi graves et donneront lieu à des mesures disciplinaires.

Il convient toutefois de noter qu'une allégation non prouvée ne signifie pas qu'il n'y a pas eu de violence ou de harcèlement ou qu'il s'agit d'une fausse allégation délibérée. Cela signifie simplement qu'il n'y a pas suffisamment de preuves pour poursuivre l'affaire ou que, bien que le plaignant ait pu avoir de bonnes raisons de croire qu'il y avait eu violence ou harcèlement, l'enquête n'a pas confirmé la plainte.

L'enquête restera active pendant une période raisonnable afin de permettre le suivi de la mise en œuvre de l'action disciplinaire/corrective, le cas échéant, et des résultats obtenus grâce à cette action disciplinaire/corrective.

Le Flame Ontario Arts Collective ne pénalisera d'aucune façon un bénévole qui, de bonne foi, dépose une plainte pour violence ou harcèlement, et ne prendra pas de mesures de représailles à son encontre, pas plus qu'il ne permettra à quiconque de le faire. Une telle action constituerait une violation grave de la présente politique et devrait être signalée immédiatement.

Le Flame Ontario Arts Collective ne tolérera aucune forme de représailles à l'encontre d'un bénévole qui se serait plaint de violence ou de harcèlement, ou qui aurait participé ou coopéré à une enquête sur une plainte. Les bénévoles qui ont agi de la sorte peuvent faire l'objet de mesures disciplinaires. Les bénévoles doivent coopérer dans le cadre d'une enquête sur la violence ou le harcèlement.

Confidentialité

À toutes les étapes de la plainte et de l'enquête, la confidentialité de la procédure, des parties, des personnes et des informations concernées sera préservée, sauf si la divulgation du nom d'un plaignant ou des circonstances liées à la plainte est nécessaire pour enquêter sur la plainte, si des mesures disciplinaires ou correctives sont prises en rapport avec la plainte, ou si la loi l'exige.

Contact

Présidence de la conduite : conduct@sideburn.ca